Panduan mengisi dokumen tender kerajaan dengan betul

Tips ini dikongsikan oleh seorang rakan aku yang pernah beberapa kali menjadi ahli jawatankuasa panel penilai sebut harga/tender kerajaan. Banyak syarikat yang masuk sebut harga/tender kerajaan ini biasanya gagal bukan sebab syarikat mereka tak bagus, atau sebab harga yang ditawarkan terlalu mahal, tetapi kerana kesilapan dalam mengisi dokumen dan borang tender.

Ada orang yang masuk tender kerajaan sampai 3 4 syarikat, malangnya semuanya gagal dalam penilaian di peringkat awal lagi hanya kerana kegagalan mengisi dokumen dan borang tender dengan baik. Malah bukan perkara yang pelik jika 30 syarikat yang masuk tender, tak sampai separuh pun yang berjaya untuk masuk ke peringkat penilaian dan layak diberi markah. Akhirnya semua usaha nak sediakan dokumen, masa dan tenaga untuk menaip dokmen tebal-tebal, kos yang dikeluarkan cetak dokumen tender, semua hanya sia-sia sahaja.

Gambar hiasan

Bila satu projek atau perolehan tu yang nak masuk sampai 20 atau 30 syarikat, jangan ingat para penilai ini rajin sangat nak semak satu-satu. Mereka nampak kalau ada silap sikit je dalam dokumen, mereka akan terus sisihkan dokumen tersebut dan semak dokumen syarikat yang lain pula.

Penilaian sebut harga/tender perolehan pembekalan atau perkhidmatan kerajaan ini biasanya akan melalui 2 peringkat iaitu penilaian teknikal dan penilaian kewangan. Penilaian teknikal akan menyemak sama ada tawaran syarikat benar-benar mematuhi spesifikasi minima atau mandatori yang telah ditetapkan, manakala penilaian kewangan akan menyemak dokumen tender tersebut dari sudut kewangan syarikat dan harga yang ditawar.

Oleh itu saya akan bagi sedikit tips, panduan, cara atau teknik untuk mengisi borang dan dokumen tender kerajaan dengan betul agar ia memudahkan pegawai penilaian teknikal menyemak dokumen anda seterusnya membuka peluang yang lebih cerah untuk syarikat anda disenaraipendekkan.

Bab lain seperti cara nak daftar syarikat, guna sistem e-Perolehan, e-Bidding dan sebagainya tidak akan disentuh, saya anggap yang nak masuk sebut harga/tender kerajaan dah tahu perkara-perkara asas seperti itu.

1. Pastikan segala yang diminta lengkap

Dalam dokumen tender biasanya sudah dinyatakan apa yang kena ada, borang apa yang wajib diisi, lampiran apa yang wajib ada dan sebagainya. Oleh itu jangan sesekali tertinggal perkara yang wajib dan mandatori, dan pastikan ia lengkap-lengkapnya.

Seperti contoh kalau dia minta sediakan Lampiran A, Lampiran B dan Lampiran C, kena lengkapkan ketiga-tiga lampiran tersebut. Tertinggal atau tidak lengkap satu lampiran, dokumen anda akan terus disisihkan dan tidak akan dinilai pun. Bak kata lain, sia-sia je anda hantar dokumen tender tu.


2. Pastikan dokumen ditandatangani

Ini pun biasa orang buat silap. Semua borang ada, semua dokumen ada, tapi di bahagian yang perlu mereka tandatangan, mereka tak tandatangan. Dengan tiadanya tandatangan, bermakna anda tidak mengesahkan borang atau dokumen tersebut. Tanpa pengesahan tersebut, segala maklumat yang anda beri dalam dokumen tersebut tidak boleh dipakai dan dianggap tak sah.

Maka anda hantarlah dokumen setebal 1000 muka surat pun, jika anda tak tidak menurunkan tandatangan pengesahan, maka sia-sia sahaja kerana penilai takkan menilai pun dokumen anda itu.


3. Pastikan semua spesifikasi dijawab dengan YA

Jika terdapat bahagian yang memerlukan anda YA atau TIDAK, pastikan anda hanya jawab YA sahaja terutama pada perkara yang mandatori. Walaupun anda boleh memilih untuk jawab TIDAK, tapi percayalah jika anda jawab TIDAK kemungkinan untuk dokumen tender anda disisihkan adalah besar kerana anda tidak dapat mematuhi apa yang mereka mahu.

Seperti contoh jika spesifikasi komputer riba mungkin dia selitkan beberapa item tambahan pen drive 1GB, atau mungkin kabel network dan sebagainya, maka pastikan anda jawab YA dan masukkan barang-barang tambahan itu dalam tawaran anda. Kalau anda mahu jawab TIDAK, sama macam baik anda tak payah buang masa, kertas dan tenaga nak masuk tender tu.


4. Patuhi keperluan dan spesifikasi yang dinyatakan

Dalam dokumen tender perolehan kerajaan biasanya mereka akan nyatakan spesifikasi apa yang mereka mahu beli tanpa menyatakan jenama atau model barang. Seperti contoh mereka mahu beli sebuah komputer riba, dalam tu mereka akan menyatakan spesifikasi seperti berikut:

Screen Size: 17.3"
Processor: 2Ghz Intel Core2 Duo Processor
RAM: 4GB
Hard disk: 500GB
Network: 10/100/1000MB Ethernet LAN

So barang yang anda nak tawarkan tu pun WAJIB sama atau lebih dari spesifikasi yang diberikan. Kalau dia minta notebook dengan RAM 4GB, bagi notebook dengan RAM 4GB atau lebih seperti 8GB kalau anda boleh tawarkan harga yang tidak jauh berbeza dengan 4GB, tapi jangan pula bagi notebook dengan RAM yang lebih rendah seperti 2GB, memang terus akan kena reject.

Dan kalau anda nak tahu produk apa yang mereka mahukan, cari je spesifikasi tersebut di Google dan anda akan dapat jumpa beberapa jenama dan model komputer yang mempunyai spesifikasi yang sama dalam dokumen tender itu. Dengan erti kata lain, anda tawarkan sahaja apa yang mereka mahu, jangan pandai-pandai ubah sana sini tawarkan benda lain yang spesifikasinya lebih rendah.


5. Isi dengan ringkas tapi tepat dan padat

Kadang-kadang dalam spesifikasi tender cuma nyatakan pendek sahaja, seperti contoh Processor minima "2Ghz Intel Core2 Duo Processor". So jika produk yang anda nak tawarkan sudah memenuhi spesifikasi yang mereka mahu, cuma tulis sahaja dengan ringkas, paling tidak pun copy sahaja ayat itu semula iaitu "2Ghz Intel Core2 Duo Processor".

Tak perlu buang masa tulis detail panjang-panjang seperti "Intel Core 2 Duo 2GHz Socket Dual-Core Processor Thermal Design Power 25W FSB 1066 MHz L2 Cache 3MB bla bla bla", kerana anda bukan sahaja memeningkan kepala menilai, malah takkan dapat markah lebih pun, melainkan anda bagi spesifikasi yang lebih tinggi seperti  "2.5Ghz Intel Core2 Duo Processor". Kerja anda mudah, kerja penilai juga mudah.


6. Jangan tawar kurang, lebih tidak apa

Seperti yang telah dinyatakan di atas, jangan sesekali memberi tawaran yang lebih rendah dari spesifikasi yang diminta. Jika lebih dari spesifikasi tidak apa, malah mungkin tawaran anda itu akan memperolehi markah yang lebih banyak berbanding syarikat lain ketika di peringkat penilaian teknikal, namun mungkin akan memberi kesan di peringkat penilaian kewangan kerana harganya mungkin mahal sehingga melebih bajet yang telah ditetapkan.

Jika syarikat anda mendapat ranking pertama di peringkat penilaian teknikal, belum tentu mendapat ranking pertama di peringkat penilaian kewangan. Jalan selamat, tawarkan sahaja berdasarkan apa yang diminta.


7. Baca dokumen dengan teliti

Kadang-kadang ada perkara yang diminta tetapi tidak dinyatakan pada bahagian lampiran spesifikasi, dan ia hanya dinyatakan pada bahagian skop tender dan di bahagian-bahagian lain yang mungkin tulisannya kecil sahaja. Oleh itu kena baca betul-betul dengan teliti keseluruhan dokumen dan ambil perhatian pada segala yang ditulis sebagai WAJIB atau MANDATORI kerana ramai yang terlepas pandang lalu tidak mengemukakan tawaran yang sepatutnya.

8. Jangan menipu

Akhir sekali, jangan sesekali menipu dalam dokumen tender anda.

Ada sesetengah syarikat menipu ketika mengisi spesifikasi bagi produk atau perkhidmatan yang mereka tawarkan. Seperti contoh dalam dokumen tender minta printer yang mempunyai processor 500Ghz, dan syarikat menjawab YA dalam ruangan pematuhan, tapi bila disemak balik jenama dan model printer yang ditawarkan di Google atau brochure, processor dia cuma 400Ghz tak sampai pun 500Ghz. Maka bila anda dah dijumpai menipu, maka dokumen tender anda tidak lagi akan dipandang serius dan mungkin akan terus disisihkan.


Itu sahaja tips mengisi dokumen dan borang sebut harga/tender kerajaan dengan betul. Selain dari itu, anda boleh buat dan cari maklumat sendiri.

Dan perkara yang paling penting adalah, jangan cuba sesekali nak rasuah ahli jawatankuasa panel penilai tender, sebab mereka  pun tak mahu dipersalah dan dipertanggungjawabkan kalau projek atau perolehan ini gagal hanya kerana mereka terima rasuah dan memilih syarikat yang tidak layak.

Nak tengok iklan terkini dan keputusan tender kerajaan boleh tengok di laman web MyProcurement.


P/S: Jangan lupa untuk menyokong kami dengan membeli buku Buasir Otak: The Komik. Klik pada gambar di bawah untuk melihat preview komik. Untuk membeli boleh hubungi kami melalui:

Email: princeofnoob[at]gmail[dot]com
PM Facebook: https://www.facebook.com/prince.nub 

atau https://www.facebook.com/buasirotakthekomik/

Whatsapp/SMS agen kami: SangKancil - 013-9313541

tags: cara tips panduan ringkas teknik mengisi borang dokumen tender sebut harga kerajaan gomen dengan betul baik ebook kontraktor vendor syarikat pembekal petender penyebut harga notis iklan keputusan