27 Bila pengguna sendiri tidak tahu keperluan mereka

Apabila menjalankan sebuah projek atau membangunkan sebuah sistem, masalah yang sering dihadapi adalah untuk mengenalpasti keperluan pengguna/pelanggan (customer/user requirement). Tapi lagi masalah apabila pelanggan sendiri tidak tahu apa sebenarnya yang mereka mahukan. Itulah yang sering berlaku terutama di sektor2 awam yang menyebabkan banyak projek akhirnya menjadi gajah putih.

Sumber

Sumber

Biasanya suatu projek itu menjadi gajah putih apabila seseorang ketua itu baru naik. Contohnya, sewaktu Dato' Abu (bukan nama sebenar) menjadi ketua di sebuah jabatan, beliau telah mengilhamkan untuk membangunkan sebuah Sistem Maklumat Sumber Manusia yang berkos RM10 juta. Namun sistemnya mempunyai pelbagai masalah disebabkan projek dianugerahkan melalui rundingan terus atau direct negotiation serta kegagalan mengenalpasti keperluan pengguna ketika di peringkat perancangan dan pembangunan.

Setelah beliau bersara dan tempatnya digantikan dengan seorang ketua yang baru bernama Datin Maimon (juga bukan nama sebenar), selaku seorang ketua yang baru, Datin Maimon ingin membuat suatu perubahan dan menjadi juara atau champion dengan memperkenalkan suatu yang baru. Setelah menyedari masalah pada sistem yang sebelum ini yang baru digunakan selama 3 tahun, beliau mengambil keputusan untuk tidak membaiki segala masalah pada sistem sedia ada, sebaliknya melancarkan sebuah projek baru untuk menggantikan sistem sedia ada dengan nama yang baru iaitu Sistem Informasi Sumber Manusia Terpusat dengan kos pembangunan RM20 juta.

Setelah sistem tersebut siap, maka ia dilancarkan di sebuah majlis yang penuh gilang gemilang terbilang cemerlang temberang. Semua pengguna telah diarahkan untuk menggunakan sistem yang baru kerana sistem yang lama akan ditutup secara berperingkat namun ia tidak dapat ditutup sepenuhnya disebabkan terdapat sebilangan kecil pengguna yang berkeras masih mahu menggunakannya kerana tidak biasa dengan sistem yang baru. Sistem yang baru pula walaupun dapat mengatasi beberapa masalah pada sistem yang lama, namun ia telah mencipta pula masalah yang baru.

Dua tahun telah berlalu, Datin Maimon telah bersara dan digantikan pula dengan Datuk Ahmad (bukan nama sebenar lagi), dan kitaran proses tersebut bermula sekali lagi.

Apabila pengguna atau pelanggan sendiri tidak tahu keperluan mereka, maka berlakulah bermacam2 pembaziran. Benda yang dibangunkan langsung tidak praktikal, makin rumit dan lebih banyak mendatangkan masalah daripada menyelesaikan masalah yang akhirnya ia langsung tidak diguna pakai, tidak mendatangkan sebarang faedah dan dilupus/dinyahkan begitu sahaja.

Begitulah juga dengan perkara2 lain...




tags: keperluan kehendak pelanggan pengguna tidak tahu customer user requirement design satisfaction rekabentuk projek it sistem aplikasi software perisian komputer pembangunan development system how programmer see gajah putih abai terbengkalai gagal masalah bug kaitan dengan pemimpin ketua rumit praktikal lupus pembelian perolehan tender terbuka tertutup direct nego negotiation rundingan terus project management tree tire swing cartoon dilbert